秘書代行とは？メリット・デメリットや他サービスとの違いもご紹介

秘書代行とは、秘書業務のアウトソーシングサービス

秘書代行サービスとは、秘書業務を外部の専門業者に委託すること、つまり秘書業務のアウトソーシングサービスです。

従来の秘書といえば、社長や役員など重要な職位の人についているイメージがありました。しかし少子高齢化に伴う労働人口の低下により、秘書の求められ方も変化しています。労働力不足に悩む企業や個人事業主を支えるため、秘書をもっと雇いやすくするべく誕生したのが秘書代行サービスなのです。

事務仕事が増えてきたり、人員が不足したりしているときに秘書代行サービスを使えば、煩わしい業務の数々を任せることができます。直接雇用契約をするわけではないので、「必要なときに必要なだけ」簡単にプロの秘書を持つことができるのです。

慢性的な労働力不足に悩む中小企業、個人事業主にとって、秘書代行は仕事の効率を変える画期的なサービスになるのではないでしょうか。

秘書代行サービスの特徴や仕事の内容をご紹介

外部の専門会社が秘書業務のプロフェッショナルを派遣してくれる秘書代行サービスですが、多くのサービス提供会社ではオンライン上の秘書代行がほとんどです。オンライン上の秘書代行とは、メールやチャットなどインターネット経由でやりとりをして業務を完結させるものです。

上司が事前に仕事内容を指示しておき、依頼された秘書は上司の指示にそってスケジュール管理、メールや電話の対応、名刺管理、簡単な書類作成などさまざまな業務を行います。つまり、会社に直接出社して上司の部屋の掃除やお茶くみをするような従来の秘書とは役割が少し異なります。

秘書代行サービスが担う業務は、あくまでオンライン上で完結できる事務的な仕事であり、業務効率を改善する役割がメインになっているのです。

秘書代行サービスの費用相場はいくらくらい?

オンラインで仕事をこなす秘書代行サービスは、出社する必要がなく、あらかじめ業務範囲が決まっています。合理的に秘書を活用できるサービスのため、費用に関しても業務量や時間数で月額が決まっている会社がほとんどです。

電話対応だけであれば月額1万円程度から、電話やメール、書類作成などの事務作業も含まれる本格的な秘書業務であれば月額10万円程度になることもあります。また、秘書の経験年数などスキルに応じて費用が上がる場合もあり、いずれも依頼する内容や提供会社によってばらつきがあります。

直接会社に出社する秘書を派遣会社を通じて雇用する場合の費用は、月額20万円以上かかることがほとんどです。
「固定で人を雇うほどの予算はないけど、こまごまとした事務作業を任せるアシスタントがほしい」
「毎月は必要ないけど、繁忙期だけ秘書の仕事をお願いしたい」
などという場合には、業務量や時間数で費用をコントロールできる秘書代行サービスが適しているのではないでしょうか。

秘書代行サービスのメリット・デメリットとは

とても合理的に秘書のスキルを活用できる秘書代行サービスですが、メリットだけではなくデメリットも気になりますよね。秘書代行サービスのメリット、デメリットを比較してみましょう。

秘書代行サービスで得られる大きなメリット

秘書代行サービスの大きなメリットは、オンラインで必要なときだけ頼めるという合理性にあります。繁忙期だけ、月末だけ、新しい人員が確保できるまでなど、必要なときだけ簡単に秘書を持つことができるうえ、オンライン上で仕事を依頼することで費用を適切にすることができます。

「忙しいときはどうしても秘書がほしい。でも大きな予算はない…」多くの企業や個人事業主が抱える人件費のジレンマを、合理的に解決できる仕組みといえます。

秘書代行サービスのデメリットとは。できない仕事はある？

秘書代行サービスには、オンラインゆえのデメリットもあります。対応する業務内容がある程度決まっているため、突発的に発生したイレギュラーな仕事などは頼めませんし（頼めても追加料金が発生する場合があります）、仕事の変化や状況に応じた柔軟な対応を求めることは難しくなるということです。

割り切って業務を依頼できる反面、「なんでも任せたい」「指示がなくてもある程度考えて動いてほしい」というタイプの上司にとっては歯がゆさを感じる場面もあるでしょう。

秘書代行サービスはクラウドソーシングと似ている？

秘書代行サービスとよく比較対象になるのがクラウドソーシングサービスです。

クラウドソーシングとはインターネット経由で不特定多数の人に仕事を依頼するもので、外部の専門業者に仕事を依頼するアウトソーシングの秘書代行サービスとは似て異なるものです。

クラウドソーシングでの秘書のありかた

クラウドソーシングでも秘書やアシスタントの仕事ができる人が多く登録されていますが、秘書としての仕事のありかたに特定の決まりがないのが大きな特徴です。

また、業務の範囲も料金も、オンライン秘書か常駐秘書かも、自由に決められます。依頼における自由度の高さが、クラウドソーシングによる秘書の大きな特徴です。

秘書代行サービスとクラウドソーシングの違いとは

秘書代行サービスは、サービスを提供する専門会社が秘書を派遣するため、依頼者と秘書の間に専門会社が入ってさまざまな調整を行います。

あらかじめ用意されたプランに則り、仕事の内容や料金が明確に決まっています。会社が間に入ることでトラブルを防ぎ、質が高く信頼できるサービスを期待できるのが秘書代行サービスの大きな魅力です。

一方、クラウドソーシングで実際にやりとりするのは依頼主と依頼を受ける個人です。依頼内容や費用に決まりがなく、直接交渉していくため手間がかかります。不特定多数の人が集まる場所であるがゆえ、登録されている人のスキルや経験も千差万別でばらつきがあるという不安定さも抱えています。

しかし、逆にいえば多数の人材から相性が合う人を見つけやすいというメリットもあり、柔軟な仕事をお願いできる自由度の高さは大きな魅力です。

秘書代行サービスとクラウドソーシングどちらが良い、悪いということはなく、それぞれのサービスにそれぞれの魅力があります。秘書にどのような仕事を依頼したいのか、業務内容などを比較して適切なサービスを選ぶようにしましょう。

どこで秘書を頼むにしても、大切なのは上司と秘書との相性です。秘書にこまごまとした仕事を任せて本来の仕事に集中したいのなら、長く付き合える、相性の良い秘書を見つけるのが業務効率改善の近道です。

秘書代行を試すなら、クラウドソーシングから始めるのがおすすめ

秘書代行サービスの導入に迷いがある場合は、クラウドソーシングから始めてみてはいかがでしょうか。

クラウドソーシング最大手のランサーズであれば、秘書経験豊富でスキルの高い個人が多数登録されているため、相性が合う秘書を見つけやすいでしょう。秘書は上司の仕事環境を整える縁の下の力持ちのような存在です。担当する上司の仕事のやり方によっても、秘書がすべき仕事は変わってきます。ランサーズで相性が合う秘書を見つけ、業務効率を改善しましょう。