秘書の仕事はどこからどこまで？仕事内容や活用例、費用相場まとめ
秘書という仕事は、本来重要な職位の人の書類仕事を担当し、重要事項・機密事項の事務を行う職業とされていました。しかし近年、秘書は上司の事務仕事全般を代行し、上司の仕事を影でサポートするという位置づけの職業になってきています。
秘書の仕事内容は多種多様！
一般的な秘書の仕事は、「上司のスケジュール管理」「メールや電話対応」「来客対応」「書類作成」「身の回りの雑務」などさまざまです。上司が仕事しやすいように環境を整え、情報を整理して上司の仕事を影から支えるのが秘書の役割です
。
便利になった世の中で消費者のニーズはどんどん多様化し、それに伴い仕事のありかたも大きく変わりました。当然、秘書に求められる仕事内容も変化しており、上司の業務や立場、業界に応じて柔軟に仕事をこなすのが、現代の秘書といえます。
つまり、上司の属する業界や立場によって、秘書の仕事も多様化しているということです。
業種別・立場別の秘書活用事例をご紹介！
さまざまな仕事をこなす秘書ですが、どのように仕事を任せるべきかわからない方も多いでしょう。秘書を上手に活用するために業種や立場別で異なる秘書の活用事例をご紹介します。
＜経営者・役員の秘書活用事例＞
経営者や役員など重要な職位の人ほど、取り扱う書類や情報の重要度が高いうえ、やりとりするメールだけでも相当な量になります。
毎日行き交う膨大な情報の数々やスケジュール管理はすべて秘書に任せてしまいましょう。そうすれば朝出社時にまず目を通すべき書類や情報がすぐ判別でき、次のアポイントはいつ、誰と会うのか、商談や打ち合わせ時に適した時事ネタは何かといったことを考える必要がなくなります。
＜営業担当者の秘書活用事例＞
営業担当者にとって営業資料の作成は営業成功の肝になる仕事です。しかし、取引先を説得するために緻密な資料作成に多くの時間を費やしてしまうと外周りの時間を捻出できなくなってしまいます。
営業資料のデータ収集や簡単な骨子の作成、取引先の名刺・情報管理などは秘書にお願いし、その分営業時間を確保して生産性を上げましょう。
＜WEB業界の秘書活用事例＞
進化が早いWEB業界では、日々新たな情報が生まれては消えていきます。情報の鮮度が高い業界だからこそ、日々の情報収集や自社サイトのアクセス解析、競合会社のリサーチは気を抜けません。
しかし、毎日毎日こまめにリサーチをする時間の余裕がない担当者は多いものです。細かな数値のチェックやリサーチは秘書に任せてしまい、新しい企画立案や戦略を練る時間により力を入れれば、もっと新しいアイディアを創出できるでしょう。
秘書を雇うときの費用相場はどれくらい？
秘書を雇うときの費用相場は雇う方法や雇い方によって異なります。直接雇用であれば会社の給与規定がありますが、一般的に派遣会社や秘書サービスを提供する専門会社を通して秘書を雇用するケースが多いでしょう。
外部の会社を通じて秘書を依頼する場合、会社へ支払う費用は時給1800円～3000円程度が相場です。フルタイムで秘書を雇う場合、月給20万円～程度はかかるでしょう。また、経験豊富でスキルがある人ほど時給が高くなる傾向にあります。
仕事ができる優秀な秘書を見つけるには？
多くの場合、秘書を雇う目的は業務効率を改善し、仕事のパフォーマンスを上げることではないでしょうか。
しかし、上司の仕事が多種多様になっている今、秘書経験があるというだけでその秘書が優秀かどうかを図ることはできません。優秀な秘書を見つけるポイントについてご紹介します。
依頼内容や求めるスキルは明確にしておこう
秘書に対応してほしい仕事内容や求めるスキル、あれば好ましい経験などがあれば、細かい部分まですべて明確にしておきましょう。
単純に書類作成ひとつお願いするにしても、契約書の扱いが多い場合は法務知識が必須ですし、WEB業界であれば専門用語や業界の知識、専用ツールなどにどれだけ精通しているかも重要です。
雇用される側にとっても、求めている人物像が明確になっていれば、仕事の様子がつかみやすくなるでしょう。
必ずチェックしておきたいポイント
秘書の仕事は上司の仕事を支えるものであり、1人で完結するものではありません。
そのため、ただ事務作業が早くこなせるだけではなく、コミュニケーション能力や柔軟性、あらゆる事態に機敏に対応できる機転の良さも大切です。ときには、想定外の仕事が発生する場合もあるでしょう。
そんなときに、仕事の基本や優先順位を理解していれば、とっさに物事を判断してその場を切り抜けることができるはずです。物事を機敏に対処する能力こそ秘書にとって重要ですが、同時に書類上で確認しにくいものでもあります。
面接時にはトラブルが起きたときの対処法を質問してみたり、事前にメールのやりとりをする中でとっさの判断力を試す質問をしてみたりして、確認しておきましょう。くれぐれも書類だけで判断せず、雇用前にある程度個人とやり取りをしておくのがおすすめです。
スキルや経験だけじゃない！秘書は相性も大切
秘書を雇うときにスキルや経験、勤めていた業界などを確認するのは当然ですが、上司との相性がどうかも欠かせません。
書類上で確認した経歴やスキルは申し分ない秘書でも、上司との仕事がうまくかみ合わなければ、仕事の効率が良くなるはずがないのです。だからこそ、事前にある程度メールや電話、面接を重ねてコミュニケーションを取ることをおすすめします。
「相性」というあいまいで漠然としたものを図るには、実際に何度かやり取りするほかありません。秘書の雇用時には採用候補者とのやり取りができるよう、仲介する会社に希望を伝えておきましょう。
秘書に仕事を任せて業務効率を改善！おすすめの依頼方法とは
業務効率を改善するためには、上司の業種や立場によって異なる仕事内容を理解し、柔軟に、かつ機敏に立ち回れる秘書が必要です。
秘書を依頼する際は、上述した方法を参考に上司とぴったり息の合う優秀な秘書を見つけましょう。数ある秘書の依頼方法の中でもおすすめは、クラウドソーシングの利用です。
優秀な秘書はクラウドソーシングで雇うのがおすすめ
優秀な秘書を探すのにおすすめなクラウドソーシングとは、インターネット上で仕事をしたい人と仕事をしてほしい人を結ぶマッチングサービスです。
仕事を発注したい企業と仕事を受ける個人がサイト上で直接やりとりできるため、仕事の契約を結ぶ前に双方の条件や要望を事前に確認しやすくなっているのが大きな特徴といえます。
クラウドソーシングで秘書を依頼するメリット・デメリット
クラウドソーシングの大きな特徴は、インターネットという不特定多数の人が匿名で集まる場所だからこそ、本音のやり取りが可能だということ。
また、契約内容に決まりがないため、双方の合意のもとで自由に仕事内容を決められます。クラウドソーシングのメリットは、さまざまな人材が集まるため希望する条件に合致する人を見つけやすいこと、インターネット経由のため適切な費用で依頼しやすいということです。
ただ、インターネットゆえのデメリットとして、派遣会社や秘書サービスの専門会社と比べるとスキルにばらつきがあり、信用力は劣ります。しかし最近では働き方の多様化に伴い、家庭と仕事を両立しやすいクラウドソーシング市場に優秀な女性が流れているのも事実です。
女性が多い秘書という仕事は結婚や出産で退職する人が多く、働く人が流動的なのが大きなネックになっていました。契約内容も働き方も自由な分、長期雇用が見込めるクラウドソーシング市場で秘書を探すのも、これからの雇用を考えるうえで良い機会になるのではないでしょうか。
クラウドソーシングを活用するならランサーズがおすすめ
クラウドソーシングにはさまざまなサイトが存在しますが、中でもおすすめなのはクラウドソーシングの先駆けであるランサーズです。
サイトの運営歴の長さ、登録者数の多さ、多数の依頼実績など、インターネットとはいえ安心できるポイントがそろっています。大手のサイトだからこそ、比較的優秀な秘書を見つけやすいといえるでしょう。
ランサーズで仕事ができる秘書を見つけよう！
ランサーズでは、遠方に住んでいる人も含め不特定多数が集まります。簡単な事務仕事や書類作成など、パソコンとインターネットがあればできる仕事であれば、たとえ遠方でも仕事を頼みやすく、機敏に対処できる人材は多くそろうはずです。
多数の人材が集まるランサーズを利用し、優秀な秘書を雇いましょう。
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