RPAは業務効率化に役立つロボットとして注目されています。オフィスの業務効率化に特化したその能力を導入検討されている企業も多いのではないでしょうか。
RPAとは何か
RPAとはRobotic Process Automationの略でロボットによる業務の自動化というような意味です。ここでいう業務とは主にオフィスでPCを操作する類の業務を言います。
web上からのデータ収集、エクセルなどへのデータ抽出、テキスト等のコピーペーストなど、いわゆるルーティンワークと言われる業務を行うことができます。
要は定型化されておりイレギュラーがなく、応用の必要がないPC業務を自動化するロボットなのです。PC上で動作します。
RPAとAIとの違い
ロボット、自動化といえばAIもよく聞きますが、AIとは何が違うのでしょうか。
決定的な点は、AIは学習をするが、RPAは学習をしないという点です。
RPAはこちらが事前にプログラムした作業をそのまま行うことしかできません。AIのようにデータベースから学習して何かを分析したり指針を出したりは不可能です。
将来的にはRPAもAIのようにディープラーニングができるようになるといいますが、現状はあくまでオフィスでのPC業務の効率化に特化しています。
RPAが向いている業務・向いていない業務
RPAは前述のような性質があるので向いている業務と向いていない業務がかなりはっきりしています。ここでは具体的に分類していきますのでRPAに行わせようとしている業務が適切かの参考にしてください。
RPAに向いている業務その1：データ収集
「指定のwebサイトにアクセスして、指定のデータを調べて、エクセルに入力して、それを200件」というような業務が毎日のルーティンに組み込まれている職場もあるかと思います。こういった定型化されたデータ収集はRPAの最も得意とするところです。
RPAに向いている業務その2：タスク系の作業
特定のファイルから文字列や数値をコピーペーストする、特定のフォルダから特定のキーワードのファイルをコピーして別フォルダにまとめる、指定のフォルダのwordファイルをpdfにしてフォルダを作って保存、作ったフォルダを圧縮してメールで送信…など作業自体は実に単純ですが、人がやると時間がかかりミスや漏れが発生しやすいタスクがあります。
こうした業務もRPAを使用して自動化するのに向いています。
RPAに向いている業務その3：コールセンターやチャットボットの定型業務
RPAは顧客対応を行うことはもちろんできませんが、顧客対応に関わるルーティン業務を行うことができます。
例えば相談後の顧客へのメール送信、顧客の個人データを指定のファイルを入力など、これまでオペレーターが行なっていた業務をRPAに行わせることでサービスの品質向上につながるでしょう。
RPAに向いていない業務その1：データの分析
RPAに向いていない業務として集計したデータを分析して指針や傾向を示すことが挙げられます。RPAは「判断」することはできません。あくまで決められたことを実行するだけです。
RPAに向いていない業務その2：イレギュラーが多い定型業務
データ収集にしてもイレギュラーが多い業務は苦手です。例えばデザインの更新が多いwebサイトからの情報収集、文字が見づらい地図からのデータ収集など、同じデータを抽出するのでも工夫が必要な内容には向いていません。
何かイレギュラーな状況があった時に人力の場合のように良きにはからうことはできませんし、応用を利かせることもできません。
RPAのメリットデメリット
上記のような特徴があるのでRPAにもメリット・デメリットがあります。導入したもののデメリットの方が目立って業務が効率化されないということがないように事前の計画が大切です。
RPAのメリットその1：コスト削減
RPAを導入することによって、作業に投入していた人材のコストを削減することができます。25〜50%程度はコストが削減できると言われています。
解放された人材はより生産性の高い業務へ割くことが可能になるのです。
RPAのメリットその2：ミスがなく永遠に作業可能
ルーティンでかつ量が多い単純作業は、人間が行うとミスが必ず発生し、体力や集中力の限界が訪れます。RPAに任せることでPCが作動している限り常に同じクオリティで作業を永遠に続けることが可能です。
RPAのデメリットその1：イレギュラーに対応できない
RPAは指示された単純作業を行うためのロボットのため、そもそもの与えるデータベースなりwebサイトなどが「決められた動きをすれば業務を果たせるもの」である必要があります。
整理されていないデータや構造がバラバラのwebサイトからデータを抽出しようとしてもうまくいきませんし、もちろん紙のデータであればまずはPCに人間が入力する必要があります。
そして、業務のための設定をするのは人間なので、その分のリソースは必要ですし、最適化するためには途中途中で状況を確認しなければいけません。プログラミング言語もある程度理解している必要があるでしょう。
RPAのデメリットその2：RPA用のPCが必要
RPAはPC上で人間のように作業します。人型ロボットがPCを触って操作するわけではありませんが、デスクトップ上で人が操作しているかのように動くので、RPAの作業中は人間がPCを操作することはできません。
RP用にPCを用意する必要があるでしょう。バックグラウンドで動くタイプのRPAもないわけではありませんが、あまり一般的ではありません。
RPAを業務に導入する方法
RPAを業務に導入するには、効率化したい業務はどれでどのRPAが最適なのか検討する必要があります。社内に詳しい人間がいれば別ですが、ほとんどの場合外部に依頼をかけることになります。
コンサル会社を通じてRPAを外注
ITコンサル会社経由でRPAを導入する企業は多いです。業務内容を見定めた上でRPAを選ぶわけですが、RPAは導入してPCに設定をしておしまいではありません。その後運用を続けるための担当者が必要です。
ですのでたとえITコンサルに依頼をしてRPAの導入に成功したとしても、その後メンテナンスをできる担当がいなければうまくいきません。プログラミング言語もある程度は理解している必要がありますので完全に外部に丸投げというわけにはいかないのです。
クラウドソーシングでITコンサルタントに相談
クラウドソーシングを通じてITコンサルタントに相談するという方法もあります。この方法の場合、ITコンサルタント自身がフリーランスのエンジニアである可能性が高いので、最初の導入に関する相談、打ち合わせ初期の設定等はもちろん、その後のメンテナンスや追加の設定等も任せることができます。
案件ごとの外注という形は変わりませんし、会社に常駐してもらうという契約にすることもできます。雇用にはならないのでコストも削減できるでしょう。
RPAを導入するならフリーランス活用
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